İDARİ KISIM

 

İŞLETME MÜDÜR YARDIMCILARINA BAĞLI

ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİ VE BAĞLI SERVİSLER

 

             İşletmede Şube Müdürlükleri ve Servisler aşağıdaki şekilde oluşturulmuştur. Her şubenin başında Şube Müdürü görevlidir.

            

             PERSONEL-MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ:

             Bağlı Birimler :

              Personel  Servisi:  1 Şef ve 1 Memur personel görev yapmaktadır.

             Görevleri :

              657 sayılı, 4857 sayılı Kanuna tabi memur ve işçi personele ait her türlü kadro, sicil işlemlerini gerçekleştirir.

              Kurum içi ve dışı yazışmaları yapar.

 

              Mali İşler ve Tahakkuk Servisi:  1 Şef ve 1 Memur personel görev yapmaktadır.

             Görevleri:

             Ödeme aşamasına gelmiş satın alınan işler ile personelle ilgili ödemelerin tahakkuk işlemini gerçekleştirmek.

 

             Bilgi İşlem Servisi :

             Görevleri:

             İşletmede bünyesinde mevcut bilgisayar sistemine ait yazılım, donanım ve diğer bilişim ekipmanların düzenli ve sürekliliğinin sağlanması için gerekli çalışmaları yapmak,

             sistem güvenliği,  yedekleme ve diğer teknik desteğin sağlamasını gerçekleştirmek.

            

             İDARİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ :

             Bağlı Birimler :

             İdari İşler Servisi : 1 Şef  personel görev yapmaktadır.

             Görevleri : Aşağıda birim adı ve personel sayısı olarak bildirilen kısımlarda faaliyetlerin gerekli şekilde devam ettirilmesi, diğer birimlerden gelen hizmet taleplerinin

             bağlı birim elemanlarınca yapılmasının sağlanmasıdır.  Ayrıca İşçi sağlığı ve iş güvenliği hususlarında gerekli olan her türlü tedbir ve çalışmaların yapılması, yangın,

             güvenliği, sağlık, temizlik vb. konulardaki hizmetlerin yerine getirilmesi iş ve işlemlerin yapılmasını gerçekleştirilmesi.

            

             İdari İşler Servisine Bağlı Alt Birimler:

             Teknik Ekip                                : 1 Elektrik Teknisyeni,

             Yemekhane                               : 2 Memur, 2 Şirket Personeli,

             Kalorifer                                     : 1 İşçi Personel,

             Santral                                        : 1 İşçi Personel,            

             Hizmetliler-Temizlik Gör.         : 15 Şirket Personeli,

             Çay Ocağı                                  : 2 Şirket Personeli tarafından görevler ifa edilmektedir.

 

             Doktorluk: İşyeri Hekimi

             Görevleri:  

             İşçi ve memur  personelin, sevk ve muayene işlemlerini yapmak,  işyeri hekimi olarak yasal mevzuatında belirtilen görevleri ifa etmek.

            

             Koruma ve Güvenlik Görevlileri : 657 sayılı Kanuna tabi 11 Koruma ve Güvenlik görevlisi personeli ile 1 adet Bekçi personel görev yapmaktadır.

             Görevleri : İlgili mevzuatları gereği görevlerini yerine getirmek ve Basımevi yerleşkesinde  güvenliğin sağlanması.

 

             SATIN ALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ:

             Satınalma Servisi : 1 Memur personel görev yapmaktadır.

             Görevleri : İşletmeye alınacak olan  mal ve hizmetlere ilişkin onayları hazırlar, piyasa araştırması yaparak teklif toplar ve satın alma komisyonuna sunar.

             İhale ile ilgili ön hazırlıkları yapar. İhalenin ilgili mevzuat çerçevesinde gerçekleşmesini sağlar.

             İhale sonrası verilen kararları Makam onayına sunmak üzere gerekli hazırlıkları yapar.

             Acil ihtiyaç duyulan ve avans sınırı dahilinde kalan malzemelerin alınmasını sağlar.

            

             Borçlular Servisi :  1 Veri Haz.ve Kont.İşl. ile  1 Memur personel görev yapmaktadır.      

             Görevleri :

             İlan, abone, sipariş, kitap ve külliyat faturalarına istinaden ilgili kişi veya kuruluşları borçlandırarak takibini yapar.

             Çeşitli sebeplerle borçlandırılan kişi veya kuruluşların borçlarının ilgili hesaplarına kaydı için muhasebe servisine intikalini sağlar.

             Banka, vezne veya tahsildarlarca yapılan tahsilata göre borç kaydının kapatılması işlerini gerçekleştirir.

             İşletme alacaklarını takip eder, ilgili yerlerle gerekli yazışmaları yapar.

 

             İLAN ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ:

             İlan Servisi : 1 Memur, 1 İşçi personel görev yapmaktadır.

             Görevleri :

             İşletmeye gelen ilanları kabul eder.

             Okunaksız, kurumca istenilen yayım gününden sonra İşletmeye intikal eden, duruşma günü geçmiş veya ilan metninin İşletmeye geç intikal etmesi sebebiyle

             süresi içerisinde yayımlanması mümkün olmayan ilanları, gerekli düzeltmeler yapılmak üzere ilgili kuruma iade eder.

             İlanların mahiyetine göre tasnifini yapar.

             Her ilana bir numara vererek, özellikle yayımlanması istenilen gün var ise bunu ilan metnine not olarak düşer ve ait olduğu günün münderecat listesine kayıt eder.

             Dizgi ve tashih işlemleri yapılmak üzere ilan metinlerini elektronik dizgi atölyesine gönderir.

             Her gün münderecat listesini elektronik dizgi atölyesine göndererek, listede yer alan ilanların ertesi gün Resmi Gazete’de yayımlanmasını sağlar.

             Yayımlanan ilanların satır sayısını tespit ederek, faturasını düzenler.

             İlan bedelinin tahsili için faturası ile ilanın yayımlandığı Resmi Gazete’yi ilgili kuruma gönderir.

             Düzeltme, iptal, erteleme ilanları ile ilgili metinleri hazırlar.

             İlanlarla ilgili olarak, ilgili kurumlarla her türlü yazışmayı yapar.

 

             Müsahhihler Servisi :  1 Basın ve Halkla İlişkiler Müşaviri, 2 Şef (Şb.Md.V.), 1 Daktilograf ve 1  İşçi personel görev yapmaktadır.

             Görevleri :

             Resmi Gazete’de yayımlanacak ilanların, dizgiden sonra okunarak tashihini yapar ve yayıma hazırlar.

 

ABONE-KÜLLİYAT-SİPARİŞ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ:

Bağlı Birimler :

             Abone Servisi : 1 Memur  ve 1 İşçi personel görev yapmaktadır.

             Görevleri :

   Resmi Gazeteye abone olmak için yapılan yazılı veya şahsen müracaatlar doğrultusunda abone formunu tanzim ederek, abone kaydını açar.

   Abone adına tanzim ettiği abone kartını bilgisayara yüklettikten sonra, aboneliğin sonra ereceği tarihi göz önünde tutarak, aylar itibariyle tanzim edilir.

   Her ay abone kartlarını kontrol ederek, aboneliği bitmek üzere olanlara, bir ay önceden ihbarda bulunur.

   Her ay bilgisayardan dökümü alınan ve listeli dağıtıma esas olan Resmi Gazete dağıtım listesinin ilgili PTT’ye  intikalini sağlar.

   Resmi Gazete abone fiyatında artış meydana geldiği hallerde, her abone için ileriye yönelik doğan artış farkını hesap ederek, artışın tahsili yolunda ihbar gönderir.

   Eksik veya fazla, ya da mükerrer yatırılan abone bedelleri ile ilgili olarak gerekli yazışmaları yapar, fazla paraların ilgiliye iadesi için onaylarını hazırlar.

   Mevzuat Külliyatları ile ilgili siparişleri kabul eder, ilgililerin abone kaydını yapar ve külliyat ile eklerin muntazaman ve en kısa sürede yerine ulaşması için gerekli çalışmayı yapar.

   Kendi görev alanında kalan hususlarda iş sahipleri ile her türlü yazışmaları yapar.

Sipariş Servisi

Görevleri :

İşletmeye gelen baskı siparişlerini işyeri kapasitesi, iş yoğunluğu ve siparişin teknik özelliklerini göz önünde tutarak kabul eder ve iş emri dosyasını hazırlar.

                İş sahibinin talebine göre, baskıdan önce veya baskıdan sonra işin maliyet hesabını çıkartır.

                Baskısı biten işlerin tesellüm fişlerini hazırlayarak, ilgililere imza karşılığı teslimini sağlar.

                Baskı veya sair siparişlerden dolayı doğan İşletme alacağının faturasını tanzim ederek, tahsili için saymanlığa intikal ettirir.

                Evrak Servisi : 1 Şef ve 1 işçi personel görev yapmaktadır.

             Görevleri : 

             İşletmeye gelen yazıları kayıt ederek ilgili servislere havale etmek ve giden yazıları göndermek, Resmi Gazeteyi arşivlemek, eski tarihli Resmi Gazete sayılarını

             İhtiyacı olan kişi ve kurumlara bedeli mukabili vermektir.

 

MUHASEBE İŞLEMLERİ:

          İşletme Müdürlüğünün Muhasebe Yetkilisi ve Muhasebe Sorumlusu Maliye Bakanlığı kadrosunda olup, İşletme Müdürlüğünde görevlendirilen

          Saymanlık Müdürü tarafından yerine getirilmektedir.

             Bağlı Birimler :

             Muhasebe Servisi : Maliye Bakanlığı tarafından görevlendirilen 1 Uzman, 1 Şef ve 1 Memur personel tarafından oluşturulmuştur.

             Görevleri :

             Ödeme evrakları üzerindeki bilgileri esas deftere işler.

             Aylık mizanı hazırlar.

             Aylık mizan ile yardımcı defterler arasındaki mutabakatı sağlar.

             İşletme borçlarıyla ilgili olarak ödeme evrakını  hazırlayarak, saymana intikal ettirir.

             KDV, muhtasar ve kurumlar vergisi ile Gayri Safi Gelir Payına ait beyannameleri hazırlar, bunlarla ilgili ödeme evrakını, ödemesi yapılmak üzere saymana iletir.

             Yıl sonunda yevmiye evraklarını ve düzenlenen Bilanço ve eklerini Maliye Bakanlığı ve Sayıştay’a süresinde gönderilmesini sağlar.

             Ayrıca mevzuatında belirtilen yükümlülükleri yerine getirmek.

             Vezne : Veznedar kadrosunda bir personel görev yapmaktadır.

             Görevleri :

             Çeşitli sebeplerle işletmeye yatırılan paraların tahsilatını yapar.

             Maliye Bakanlığınca belirlenen limit dahilinde istihkak sahiplerine ödeme yapar.

             İşletmeye ait para ve kıymetli evrakı  kasada muhafaza eder.

             Vezne kasasında toplanan paranın banka hesabına yatırılmasını sağlar.

 

             Tahsildarlar : Tahsildar kadrosunda bir personel görev yapmaktadır.

             Görevleri :

             İşletme alacaklarını ilgili saymanlıklardan tahsil eder.

             Tahsil ettikleri para veya çekleri günün sonunda, vezneye yatırarak kasa defterine kayıt ettirir.

             Para havalelerini tahsil eder, posta çeklerinin hesaba kaydını temin eder.

           

             Ambar- Ayniyat Servisi:

             Ambar Servisi  : 1 Veri Haz.Kont.İşl. ile 1 Memur personel görev yapmaktadır.

             Görevleri:

             İşletmeye satın alınan her türlü malı, muayene komisyonuna muayene ettirerek, ambara girişini sağlar.

             Ambardaki mal ve malzemeleri tasnif eder, muhafazasını sağlar.

             Ambar stoklarının kaydını tutar.

             Ambardaki mal veya malzemeleri yetkililerin yazılı isteğine dayanarak, alındı karşılığı ilgililere verir.

             Ambar mizanı çıkarır, muhasebe ile uygunluğunu sağlar.

 

             Ayniyat Servisi : 1 Şef (Şb.Md.V.) personel görev yapmaktadır.

             Görevleri:

             İşletmeye alınan demirbaşı deftere kayıt eder, ilgilisine zimmetle teslim eder.

             Yıl sonlarında oluşturulan komisyonla birlikte, demirbaş sayımını ve kontrolünü gerçekleştirir.

             Demirbaşın herhangi bir sebeple yer değiştirmesi halinde, bununla ilgili gerekli düzenlemeleri yapar.

             Devlet Ayniyat Yönetmeliği gereğince ayniyat işlerini yürütür.

               

             KOMİSYONLAR

             İşletmemizdeki iş ve işlemlerle ilgili komisyonlar şunlardır.

             1. Satın alma Komisyonu

             2. İşçi Disiplin Kurulu

             3. İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kurulu

             4. İşçi Yıllık İzin Kurulu